香港公司做账是年度合规的重要环节，资料准备是否齐全直接影响审计效率和成本。根据香港《公司条例》及税务局的指引，公司需保留足够记录以反映交易和财务状况。以下是做账所需的必备资料清单，分为基础文件、财务凭证和辅助资料三大类。
基础公司文件
首先，需提供公司注册证书、商业登记证、公司章程及最新周年申报表（NAR1）。这些文件用于确认公司法律状态和股权结构。若公司有变更（如董事或股东变动），还需附上相关决议或变更表格。此外，上一年度的审计报告和利得税报税表（如适用）也是做账的起点，便于核对期初余额。
财务交易凭证
核心资料是银行月结单（所有账户，包括港币和外币）、销售和采购发票、收据及合同。银行单据需按日期排序，并标注每笔交易对应的业务性质。对于收入，应提供销售订单、送货单或服务协议以佐证；对于支出，需保留供应商发票、租赁协议、员工工资记录（包括强积金供款）及差旅报销单。若涉及关联方交易，还需准备转让定价文档（如集团内部服务协议）。
辅助说明资料
若公司有固定资产（如设备、车辆），需提供购置发票和折旧计算表；若持有投资或贷款，需附上投资合同和利息计算明细。此外，银行未达账项调节表、现金日记账和库存盘点记录（如适用）也需准备。对于非经常性项目（如诉讼赔偿或坏账），应提供法律文件或董事决议说明。最后，所有资料应按会计期间（如4月1日至次年3月31日）分类归档，并确保中英文对照（若原始单据为其他语言，需附翻译件）。
整理资料时，建议使用电子扫描件备份，并确保数据与银行流水一致。若资料不完整，会计师可能无法出具无保留意见审计报告，甚至导致税务罚款。因此，提前3-6个月准备可有效规避风险。
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